グループディスカッションの書記のたった2つの役割とは

グループディスカッション対策_書記

グループディスカッションにおける書記の役割について、某外資コンサルのグループディスカッションを例にとって話してみようと思います。

特に、書記に求められる
軸の切り方
果たすべき役割とそのリスク
について書いています。少しでも参考になれば幸いです。

まずは書記に求められる役割について概説してから、外資系戦略コンサルティングファームのグループディスカッションの具体例に入りたいと思います。

書記に求められる役割

まず書記を問わず、グループディスカッションでは何が求められているかを把握しましょう。

書記に求められる役割とは、ずばり「ファシリテーション能力(議論をまとめる力)」です。それ以外の人は、その場にいる人たちをまとめる力が自分にはあると思った場合のみ取り組みます。また、必ず書記が有利というわけではない(ファシリテーション能力があっても)です。それを意識しながら、下のエントリを読んで見て下さい。

グループディスカッションでは何が求められているか?

書記に求められる役割とは、

①議論を構造化しながら書き付けること
②議論が停滞したとき、ゴール(目標)をメンバーに再認識させること(できればゴールまでの道筋をチャートや図でイメージさせること)

以上の2つが求められます。

以下は、少し前のグループディスカッションを振り返った日記です。

書記は、みんなの意見を場に出す役目を負っていることもあり、影響力は大変大きいのです。

最後だったこともあり、結構いいかげんなGDになった。発言しない人多し。
全体として、書記の子の記述に引っ張られた。

書記の子、8人の意見を聞きながら、自分の意見も言いながら、さらにまとめて筆記しているが、当然全部のアイディアを紙上に取り入れられるはずもなく・・・数人がその子の説得にかかる。

書記の子は基本的に意見を出すのは無理だと思う。本来ならばうまくまとめるので精一杯だと思う。というかそれさえできれば、書記以外の全員にとっては大御の字。第3希望だったので、受かったのか受からなかったのかわからない。

以下社員さんからのフィードバックとメモ
①全員のideaをまず列挙せよ
②そして絞れ

以上のように、基本的に書記は「書き出すこと」が求められ、自分の意見を発言しまくる、という立場では決してありません。

書記にはデメリットも…

しかし、意見の統合などを含めて、活躍する場は多く、考えながら書き付けるという作業をする書記は、主導権を握りやすい反面、議論の良し悪しを左右する諸刃の剣的立場でもあることを認識していてください。

一般的に、書記を買って出るのはまずいことではないと思います。

しかし、もしあなたが
「グループディスカッションでは目立つことが大事であるから、書記を買って出る」
という単純な思考で書記を行おうとするなら、注意が必要です。

まずは、他のリーダーや書記の主導下において、グループの議論を前に進めるために一人で考えられるようになるのが先決だと思ってください。

その上で、「要素列挙」などの、書記を行う際に有効なテクニックを使って、ファシリテーション能力(議論をまとめ、前に進める能力)を発揮してください。

要素列挙についてはこちらで解説しています。

また、書記をやるにしろ何にせよ、実際のグループディスカッションを客観的に見て、「自分だったらどうするか」というイメージトレーニングを行うことは有効なグループディスカッション対策であると言えます。

実際のグループディスカッションの進行する様子は東京GD練習会のグループディスカッション練習会に参加した学生にのみ公開しているので、是非参加して動画で復習するようにしてください。

実際のGDでの活用法

さて、では外資系コンサルティングファームで出されたGD(グループディスカッション)の具体例に入りましょう。

お題は

「京都の観光産業をどうしたら振興できるか?」考える時間5分、議論の時間は20分。

みんなが一人ずつ、自分なりの解決策を発表していった。

僕は書記をやることにし、ホワイトボードへ向かった。

そして各発表に共通すると思われる問題点をまとめ、それらを次の軸として書き出していった。

ターゲット「日本人遠方、日本人近隣、外人」
頻度「高頻度、中頻度、低頻度」
季節「春、夏、秋、冬」
観光商材「歴史遺産、宿、自然、温泉、スキー」

などでコンセンサスが取れた。これを元に僕はマトリクス(縦と横の軸で切った2×2のマス)をいくつか作り、重点的に力を入れるべきマスをみんなで考えた。

結果としては、私は書記として残念ながら次のGDに進むことはできなかった。

反省として、「軸の設定をしっかりできなかった」ということが挙げられる。

たとえば、遠方から来た日本人化近隣から来た日本人か、というのはあまり観光産業の振興に関係が無い、と後に社員さんから指摘された。この「何となくうまくいかないな」という感覚は、議論をしているうちに徐々に皆の心の中に、程度の差はあれ、想起されていたことだと思う。ただし、みんなその軸を全部変えることはできなかった。これは、軸を打ち出した書記である僕に大きな責任があるのは否めない。

書記や進行役は、うまくいけばいいが、うまくいかなかったときにもそのきっかけを作る役目を負うことが大きいという意味で、責任の度合いが大きい、諸刃の剣の役目でもある(もっとも僕は、どちらかというと積極的なポジションのほうが自分らしいとは思う)。

この場合、9人から飛んでくる意見を聞き、整理して書き入れたホワイトボード一面に書かれたこれらマトリクスを白紙にして、新しい軸を打ち立てるという流れには持っていくことはできなかったし、またそうした新しい軸を考える余裕も無かった。

軸として考えられたのは、「団体客か、個人客か」「連泊客か、日帰り客か」とかそういう部分。

フィードバックをもらった。

「軸で切ってフレームワークを作るのは非常に良い方法だが、フレームワークを一度決めてしまうと、フレームワークに思考が規定されてしまって、その枠を出ない議論になってしまい、木を見て森を見ずな議論になってしまう。」

「基本的に、依頼者の期待をすべて反映するような軸は存在するが、最初からいきなりバシっと軸が決まるというようなことはない。依頼者の発言を租借しながら、あいまいな依頼を明確なアウトプットとして定義しなおし、その目標を達成できるような軸を選び出し、何度も軸を書き直して、初めて付加価値のある議論が可能になる」

といったもの。

やはり、筆記を買って出るからには、まとめるだけではいけない。俯瞰的な視点を持って、「全体を統制する、意見の整合を取る。そして、必要であれば議論の流れを変える」といったことが必要なのではないか。

反省点として、自分の考えを相手に納得させるべく筆記を買って出て、そして相手の考えをまとめました、といってマトリクスを書いた。そこまでは良かった。しかし、その後は自分の言いたいことをマトリクスに埋めて付け加えることに専念しすぎてしまったのではないか。

自分の流れに持っていくために書記という立場を利用するべきではない。そういう自分の「ポジション」をうまく利用して自己アピールするのは、どうしても議論が発散してしまい、その中に自分が埋もれてしまうときに最終手段として使うべきものである。

僕は本当に筆記にとって大事な上記の「全体の流れを見る」という役割を忘れていたのではないか。

まとめ

高倍率GD完全攻略記1から全て読んだ方は、グループディスカッションの基礎理論はひとまず終了です。

あとは、その他実例(実際に出題された問題)からイメージを高めるのも良いですし、GD練習会に参加するのもありです。(効果が高いのは圧倒的に練習会ですが。)

グループディスカッションのテーマ 【就活】業界別グループディスカッションのテーマ39選

また、実際の選考に(行く気がなくても)受けにいき、経験値を上げに行くのもありです。

本選考までに自分の就活偏差値を上げて、内定レベルを超えられるよう努めましょう!